For at sikre en smidig godkendelsesproces tilbyder Trafikstyrelsen en forhåndsdialog. En tidlig kontakt mellem ansøgervirksomheden og Trafikstyrelsen kan medvirke til at afstemme forventninger til godkendelsesprocessen og kravene til ansøgningsmaterialet, herunder omfanget af dokumentation, tidsramme, samt brug af assessor, sagkyndig og NoBo/DeBo.
I større projekter anbefales det, at ansøgeren udarbejder en myndighedsgodkendelsesplan (en "AAPP" - dvs. en authority approval proces plan), hvor det nærmere godkendelsesforløb beskrives. Dette giver ansøger en større sikkerhed for, at projektet kan gennemføres som planlagt.